Jak właściwie zorganizować swój dzień pracy: Proste lifehacki. Jak zorganizować produktywny dzień pracy dla irracjonalnej osoby

Ostatnio psychologowie zaobserwowali zwiększoną ilość stresu wśród populacji. Nic dziwnego, bo w miastach panuje duże tempo życia, a chcąc wszędzie dotrzeć na czas, człowiek jest mocno przemęczony. Dlatego ważne jest, aby każdy potrafił i wiedział, jak zorganizować swój czas z maksymalną korzyścią dla siebie. Dzięki temu nie tylko będziesz na bieżąco ze wszystkim, ale także znajdziesz okazję do spraw osobistych i relaksu. Ta umiejętność jest potrzebna nie tylko dorosłym, ale także dzieciom. W końcu najskuteczniej jest się czegoś uczyć od najmłodszych lat.

Dlaczego potrzebujesz umiejętności organizacji czasu?

Niektórzy ludzie uważają, że nauka zarządzania czasem jest dziwna. Niektórzy uważają, że to mnóstwo nudów. Najprawdopodobniej każdy zna typ osobowości, który zawsze i wszędzie się spóźnia? Jest mało prawdopodobne, aby powodował przyjemne doznania. Jednak odpowiednie planowanie nie tylko uchroni Cię przed spóźnieniem, ale także pozwoli Ci nie żyć z poczuciem „znowu zmarnowanego dnia”. Zatem zalety organizacji czasu:

• Ciągły pośpiech zniknie.
• Roztargnienie znika.
• Jest czas na hobby i spotkania z przyjaciółmi.
• Nie ma poczucia, że ​​dni mijają „na próżno”.
• Tworzenie dni roboczych i weekendów.
• Bez przetwarzania.

Jak widać, wiedza o efektywnej organizacji czasu przyda się każdemu dorosłemu. Główną korzyścią jest to, że w ten sposób chroni się człowieka przed napięciem nerwowym, niepokojem i późniejszym stresem. Innymi słowy, mądrze zarządzając swoim czasem, możesz zachować zdrowie.

Sposoby organizacji czasu

Na przestrzeni długiej historii istnienia istniało wiele sposobów na organizację czasu. Nie ma jednego prawidłowego typu, ponieważ należy je wybrać na podstawie indywidualnych cech psychiki. Na przykład każda kategoria ma swoje własne zasady zarządzania czasem. Wiadomo, że organizacja czasu studenta jest łatwiejsza niż organizacja czasu pracownika na znaczącym stanowisku.

Podstawy planowania

Po pierwsze, kup sobie pamiętnik. To, jak to będzie, zależy od Ciebie. Niektórzy wolą notatnik z datami, inni wolą podziały na tygodnie, a jeszcze inni potrzebują czystych kartek białego papieru. Tak czy inaczej, będziesz potrzebować czegoś, na czym będziesz mógł nagrać swój harmonogram. Nie próbuj znaleźć najdroższej lub najtańszej opcji. Wybierz to, co lubisz. Najważniejsze, abyś czuł się komfortowo, używając go.

Opcją dla osób zaawansowanych są pamiętniki elektroniczne. Istnieje wiele różnych rodzajów programów, które można dostosować do własnych upodobań. Ponadto większość z nich ma synchronizację ze smartfonem lub tabletem.

Kluczowy punkt: powinieneś zawsze mieć swój dziennik przed oczami i szybko wprowadzać w nim zmiany.

Przed rozpoczęciem pracy

Jeśli wcześniej nie próbowałeś organizować swojego czasu, będziesz musiał pokonać wiele trudności. Dlatego od razu zapamiętaj zdanie „Najlepsze jest wrogiem dobrego” i staraj się nie martwić. Kiedy człowiek się czegoś uczy, nie robi wszystkiego od razu dobrze i jest to zjawisko normalne.

Zawsze powinieneś dążyć do ideału, ale po drodze nie wszystko ułoży się poprawnie i jest to normalne, ponieważ organizacja czasu nie jest taka łatwa, jeśli nie wiesz, jak to zrobić. Bądź więc wytrwały.

Zdecyduj się na koncepcję życia

W każdym biznesie ważna jest realizacja swoich celów. W tym celu w zarządzaniu czasem (tzw. gałęzi nauki o organizacji czasu) zwyczajowo wyróżnia się trzy rodzaje celów. Są to cele długoterminowe, cele średnioterminowe i cele krótkoterminowe. Generalnie jedyną różnicą jest etap, na którym decydujesz się na ich wdrożenie.

Dlatego ważną zasadą jest spisywanie swoich celów. Pamiętaj, aby zrobić to na papierze. Tylko w ten sposób możesz je ukończyć. Dlaczego jest to konieczne? Kiedy zapiszesz cel, akceptujesz go i materializujesz. Kiedy zobaczysz listę celów, zobaczysz swój biznesplan. W ten sposób oddzielasz ziarno od plew, to, co nieważne, od głównego. W końcu zanim podejmiesz decyzję, jak najlepiej zorganizować swój czas, musisz zdecydować, dlaczego tego potrzebujesz.

Wyznaczaj jasne terminy osiągnięcia celów. Dlaczego jest to konieczne? Niewyraźne terminy oznaczają niejasne cele, których efektem jest niemożliwe osiągnięcie. A ograniczając się wyraźnie do ram czasowych, bierzesz na siebie pewne obowiązki.

Sposób na sporządzenie planu celów

Tym, którzy dopiero uczą się organizować swój czas, trudno jest oddzielić cele ważne od nieistotnych. Jest to szczególnie trudne w kontekście celów długoterminowych. Wykonaj proste ćwiczenie: weź czyste kartki papieru i zapisz absolutnie wszystkie swoje pragnienia, od prostych po niesamowite. Wszystko, co przyjdzie Ci do głowy. Następnie odłóż listy na bok i wróć do nich po kilku dniach. Następnie z tego, co napisałeś, zapisz tylko to, co ma dla ciebie znaczenie. W ten sposób otrzymasz listę celów długoterminowych.

Cechy celów średnioterminowych

Musisz mieć przed sobą plan trzyletni lub pięcioletni. Inaczej mówiąc, coś globalnego. Musisz to podzielić przez duża liczba małe cele podzielone na miesięczne bloki. To są małe kroki w kierunku Twoich wielkich osiągnięć. Ważne jest, aby wziąć pod uwagę takie obszary, jak zdrowie, rekreacja, sport, edukacja i rozrywka.

Zawsze trzymaj powstałą listę przed oczami, ponieważ z czasem możesz ją modyfikować.

Jak prawidłowo organizować swój czas?

Kiedy kupisz pamiętnik, wyrób sobie nawyk pisania w nim codziennie. Wyrób sobie nawyk planowania dnia poprzedniego wieczoru. Takie podejście pozwoli Ci zaoszczędzić kilka godzin. Jakie są zalety tego podejścia?

• Kolejność robienia rzeczy.
• Wyznaczanie trasy podróży.
• We śnie podświadomość lepiej wchłania informacje.
• Plan dnia i cele długoterminowe pozwalają uszeregować swoje zadania.
• Dodatkowa motywacja.
• Widoczność aktywnych i zrealizowanych celów.

Innymi słowy, planowanie każdego dnia - przydatna rzecz. Pozwala również na prawidłowe. Pozwoli to na natychmiastowe zaznaczenie rzeczy nieskutecznych.

Weź pod uwagę swoje cykle biologiczne. Dla każdej osoby istnieją indywidualne okresy aktywności i jej spadek. Dlatego logiczne jest planowanie swoich spraw z ich uwzględnieniem. Na przykład pracochłonne czynności wymagające dużej koncentracji uwagi należy wykonywać w okresach aktywności. Dzięki temu będziesz mógł efektywnie pracować.

Pamiętaj, aby podzielić wszystkie swoje cele na kategorie. Dzięki temu łatwiej będzie Ci wyróżnić w nich mikrocele i je zrealizować. Na przykład, co najczęściej robisz w ciągu dnia? Powiedzmy, że jest to praca, dom, dbanie o siebie, czas wolny i sen. Utwórz listę celów na podstawie tych kategorii.

Zapytaj o pomoc? - Tak!

Wiele osób uważa za dziwne powierzanie swoich spraw innym osobom. Faktycznie trzeba to zrobić. Niezależnie od tego, jak bardzo chcesz, Twój czas i możliwości są ograniczone, więc możesz delegować część swoich obowiązków. Zdecyduj o celach i zadaniach, znajdź tych, którzy mogą je osiągnąć, i deleguj je. Omów kamienie milowe i terminy. Nie zapomnij nagrodzić wykonawców na koniec zadania.

Jak zorganizować dziecku czas i tego go tego nauczyć?

Współcześni rodzice zauważają, że dzieci stały się bierne. Daj im swobodę, będą siedzieć przy komputerze cały dzień. Tak naprawdę dzisiaj można spotkać dwie diametralnie różne koncepcje zachowania: całkowicie zaniedbuj dzieci, nie pozwól im odpocząć od szkoły i zajęć. W tej kwestii istotne jest zachowanie złotego środka.

Jak zorganizować czas studenta, aby miał wystarczająco dużo czasu na naukę i hobby, sekcje, kluby itp.? Naucz go planować dzień już od szkoły podstawowej. Porozmawiaj z dzieckiem o tym, co może będzie musiało zrobić. Na przykład szkoła, lunch, powrót do domu, relaks, przygotowywanie zadań domowych, pomoc w domu i czas osobisty. Nie wywieraj na niego presji, po prostu pomóż mu zadając naprowadzające pytania. Na początku pomóż dziecku postępować zgodnie z planem działania. Z biegiem czasu będzie w tym zakresie całkowicie niezależny.

Paradoksalnie, te dzieci, których dzień jest maksymalnie zajęty szkołą i klubami, najlepiej wiedzą, jak zarządzać swoim czasem. Rzecz w tym, że wiedzą, ile mają do zrobienia i dlatego się starają. Na początku musisz wyraźnie kontrolować wyjazdy dziecka tu i tam, jednak z czasem nie będziesz już mieć takiej potrzeby.

Jak zorganizować czas wolny dziecka? - Pamiętajcie, że rodzice są najlepszym przykładem dla dzieci. Dlatego jeśli potrafisz planować czas, zarządzać nim i tworzyć efektywne listy celów, Twoje dziecko z łatwością przejmie od Ciebie ten system.

W każdym razie pamiętaj, że nauka efektywnego zarządzania czasem zajmuje dużo czasu, bo powinno stać się Twoim nawykiem. A wyrobienie w sobie nawyku zajmuje dużo czasu. Nie rozpaczaj, jeśli nie możesz czegoś zrobić lub zapomniałeś czegoś napisać, wszystko przychodzi wraz z doświadczeniem.

Kolejną przydatną sztuczką jest nauczenie się introspekcji. W ten sposób możesz określić, które rzeczy są nieskuteczne w ciągu dnia, a które są skuteczne.

Badania socjologiczne wykazały, że spóźnienia, liczne przerwy na papierosa i przedwczesne zakończenie dnia pracy zajmują około 10% czasu i tym samym negatywnie wpływają na dochody przedsiębiorstwa.

Racjonalna dystrybucja czasu pracy może zapewnić wysoką wydajność pracy.

Godziny pracy pracowników: co mówi prawo?

Rosyjskie prawo pracy podaje definicję: „czas pracy pracownika to okres, który członek zespołu poświęca na wykonywanie obowiązków zawodowych”. Ponadto art. 4 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej określa inne okresy pracy.

Okresy uznawane za przepracowane ze względu na cel funkcjonalny określone są w następujących artykułach Kodeksu pracy:

• w art. 258 i 264 części 4 (przerwa niezbędna na nakarmienie dziecka);
• w art. 157 (czas spędzony na „przestoju”);
• w art. 108 ust. 3 (czas przeznaczony na przerwy obiadowe i posiłki);
• w art. 109 części 2 (czas potrzebny na specjalną przerwę związaną z ogrzewaniem i odpoczynkiem).

Czas pracy danej osoby w podróży służbowej, na odpoczynku pomiędzy zmianami (zmianami), jest również równy czasowi pracy pracownika.

Regulację prawną definiuje się jako „ustalanie wymiaru czasu pracy, wykazu robót oraz sposobów rozliczania i kontroli w regulacyjnych aktach prawnych”.

Prawo pracy określa maksymalną długość, tj. Maksymalną miarę pracy (40 godzin). Oznacza to, że strony procesu pracy nie mają prawa wykraczać poza te ramy czasowe. Istnieją jednak przypadki opisane w prawie pracy, gdy jest to dopuszczalne.

Normy czasu pracy mogą być zawarte w przepisach ustawowych i wykonawczych. Do tych dzieje odnieść się:

1. Regulamin zatwierdzony Zarządzeniem nr 7 Ministerstwa Kolei Federacji Rosyjskiej z dnia 03.05.2004 r. Określa on specyfikę pracy pracowników związanych z realizacją prac przy ruchu pociągów.
2. Regulamin zatwierdzony Uchwałą Ministra Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 03.05.2004 nr 7. Niniejsze rozporządzenie reguluje ewidencję czasu pracy pracowników biorących udział w pracy zawodowych służb ratowniczych i jednostek w charakterze ratowników.
3. Regulamin zatwierdzony Rozporządzeniem Ministerstwa Transportu Federacji Rosyjskiej z dnia 20 sierpnia 2004 nr 15. Regulamin określa specyfikę pracy kierowców.

• Stworzenie efektywnego zespołu: 7 kroków do stabilnej sprzedaży w czasie kryzysu

„Godziny pracy” i „godziny pracy”

Czas pracy pracownika to czas tymczasowy (40 godzin, 36 godzin itp.) przeznaczony na wykonywanie obowiązków funkcjonalnych.

Czas pracy to jego rozkład w jasno określonym okresie kalendarzowym.

Wyróżnia się kilka rodzajów czasu pracy: normalny, obniżony i niepełny wymiar czasu pracy.

1. Normalny czas trwania.

Tygodniowy nakład pracy wynoszący czterdzieści godzin pracy uważa się za normalny. Standard ten jest taki sam dla wszystkich pełnosprawnych i pracujących osób w Federacji Rosyjskiej.

„Procedura obliczania standardowych godzin pracy”, zatwierdzona przez Ministerstwo Zdrowia i Rozwoju Społecznego Federacji Rosyjskiej, pomoże Ci obliczyć czas pracy pracownika. Pomoże w obliczeniu czasu według okresów kalendarzowych (miesiąc, kwartał itp.), Biorąc pod uwagę czas trwania ustalony na tydzień. Aby uprościć obliczanie godzin pracy, kalendarze produkcyjne publikowane są corocznie, ale lepiej sprawdzić liczbę godzin, ponieważ mogą wkraść się błędy w obliczeniach.

1. Skrócone godziny pracy pracowników.

Skrócony czas pracy to taki, który trwa krócej niż czas określony przepisami prawa, ale jest płatny w 100%. Wyjątek w tym przypadku dotyczy pracowników poniżej 18 roku życia (początkowo należy zmniejszyć tempo produkcji).

Skrócone godziny pracy dotyczą określonych kategorii pracowników:

• 24 godziny/tydzień Osoby poniżej 16 roku życia mogą pracować;
• do 35 godzin/tydz – osoby w wieku od 16 do 18 lat (jeżeli dotyczy to studentów lub studentów odbywających naukę w trybie stacjonarnym na uczelniach, w technikach lub szkołach zawodowych i chcących dorobić w czasie wolnym, to ich wymiar czasu pracy nie powinien przekraczać 50% normy: do 16 lat – maksymalnie 12 godzin tygodniowo i 16-18 lat – do 17,5 godziny);
• do 35 godzin/tydz – pracownicy z I lub II grupą niepełnosprawności;
• do 36 godzin/tydz – czas pracy pracowników przedsiębiorstw o ​​niebezpiecznych warunkach produkcji (stopnie 3–4);
• 24 lub 36 godzin/tydzień. – czas ustalony dla pracowników zajmujących się pracą z bronią chemiczną (czas zależy od charakteru pracy wg Prawo federalne z dnia 7 listopada 2000 r. nr 136-FZ „W sprawie ochrony socjalnej obywateli pracujących z bronią chemiczną”);
• do 36 godzin tygodniowo, zgodnie z Ustawą „O oświacie” z dnia 10 lipca 1992 r. nr 3266-1, nauczyciele muszą być zatrudnieni;
• do 39 godzin/tydz – godziny pracy pracownika placówki medycznej zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej, art. 350;
• 36 godzin/tydzień – godziny pracy kobiet, które zawierają umowę o pracę w celu pracy w warunkach Dalekiej Północy lub im równorzędnych, zgodnie z art. 320 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej;
• wymiar czasu pracy można określić na podstawie wykazu stanowisk i zawodów (zatwierdzonego Uchwałą Państwowego Komitetu Pracy ZSRR i Prezydium Ogólnounijnej Centralnej Rady Związków Zawodowych z dnia 25 października 1974 r. nr 298/ P-22). Wykaz ten obejmuje kategorie pracowników (pracowników i inżynierów) zatrudnionych w branżach niebezpiecznych (odlewnictwo lub obróbka drewna), w przedsiębiorstwach budowy maszyn, uprawnionych do obniżonego wymiaru czasu pracy i urlopu dodatkowego.

1. Godziny pracy pracownika zatrudnionego na pół etatu.

Ten rodzaj czasu pracy ustala pracodawca. Ma do tego prawo, jeżeli warunek pracy w niepełnym wymiarze godzin jest określony w umowie o pracę i uzgodniony w momencie zatrudnienia. Może także ustalić godziny pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy dla pracownika już u niego pracującego.

Ponadto pracodawca ma obowiązek ustalić pracownikowi pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy, jeżeli zgłosił on taki wniosek i jest tym zainteresowany. Np. na wniosek pracownika w ciąży lub pracownika opiekującego się chorym członkiem rodziny (jeśli posiada zaświadczenie lekarskie). Z podobnym wnioskiem mogą wystąpić rodzice dzieci do lat 14 (jeden z rodziców).

Ponadto w przypadku zmiany warunków pracy pracodawca ma prawo skrócić wymiar czasu pracy pracownika, aby uniknąć zwolnień masowych.

Jak przepracować pół dnia i zrobić wszystko: algorytm Gazpromu

Zabierasz swój czas, gdy godzinami odpowiadasz na nieistotne maile, chaotycznie dopełniasz zaległe zadania i w rezultacie nic nie udaje Ci się zrobić . David Allen, konsultant Gazpromu i Banku Światowego, podzielił się z redakcją magazynu Commercial Director algorytmem, w jaki sposób menedżer może uwolnić cztery godziny dziennie od pracy. Pomoże Ci w tym osobisty planer zadań i szczegółowe instrukcje.

Organizacja czasu pracy pracowników: rozkłady pracy i odpoczynku

Odpowiednio zorganizowana naprzemienność pracy i odpoczynku jest kluczem do wysokiej wydajności i zdrowia pracowników.

Wydajność to zdolność organizmu ludzkiego do wytrzymywania naprężeń, które są nieuniknione podczas wykonywania funkcji produkcyjnych w ciągu dnia pracy. Na wydajność mają wpływ następujące czynniki:

• ilość i czas trwania obciążenia;
• warunki pracy;
• organizacja procesu produkcyjnego;
• wiek i kwalifikacje pracownika;
• organizacja czasu pracy i odpoczynku.

Wydajność danej osoby zmienia się w ciągu dnia pracy, w którym można zaobserwować: okresy:

• Pierwsza połowa dnia (przed przerwą na lunch) to okres, w którym następuje zaangażowanie w proces produkcyjny, po którym następuje stabilna wydajność. Zastępuje go okres charakteryzujący się pojawieniem się i nasileniem zmęczenia;
• okres popołudniowy to okres, w którym szybko wzrasta lekko obniżona wydajność;
• koniec dnia pracy to okres, w którym stopień zmęczenia staje się maksymalny, a zatem następuje spadek wydajności.

W godzinach pracy pracownika musi być zawarta przerwa na lunch, tj czas odpoczynku pracownik.

Według fizjologów, jeśli dzień pracy wynosi 7-8 godzin, przerwę na lunch należy zrobić 3-4 godziny po rozpoczęciu dnia pracy. Jeśli nie zorganizujesz odpowiednio naprzemienności pracy i odpoczynku pracowników, doprowadzi to do spadku produktywności. Mając na uwadze, że właściwa organizacja czas pracy pracownika pomaga rozwiązać kilka problemów produkcyjnych jednocześnie, a mianowicie:

• wydajność wzrośnie;
• poprawi się jakość pracy i produktów;
• liczba obrażeń w miejscu pracy zostanie zmniejszona.

Powrót do harmonogramu pracy

Harmonogram pracy jest ustalany w przedsiębiorstwie w celu zorganizowania rutyny pracy. Istnieją trzy typy wykresów:

• dzień;
• miesięczny;
• coroczny.

Organizacja procesu pracy zależy bezpośrednio od reżim godziny pracy pracowników. Układ zbiorowy lub regulacje wewnętrzne muszą wskazywać sposób działania organizacji. Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej określa, co następuje rodzaje godziny pracy:

• jednozmianowy lub regularny;
• usuwany;
• nieregularne godziny pracy;
• rozdrobniony dzień pracy (czas pracy jest podzielony na części);
• elastyczne godziny pracy;
• tryb zmiany biegów.

1. Praca na jedną zmianę lub w stałych godzinach pracy.

Ten typ obejmuje takie tryby, jak dzienne, tygodniowe i sumaryczne rejestrowanie czasu pracy.

Artykuł 100 rosyjskiego kodeksu pracy stanowi, że przedsiębiorstwo może organizować pracę w następujący sposób:

• 5 dni + 2 dni wolne;
• 6 dni + 1 dzień wolny;
• „ruchomy” harmonogram pracy.

Czas pracy pracownika, zgodnie z art. 104 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, można uwzględnić poprzez zsumowanie przepracowanych godzin.

Jednozmianowy rozkład pracy nazywany jest potocznie harmonogramem dziennego ewidencjonowania czasu pracy pracownika.

1. Zmiany godzin pracy.

Tryb zmianowy polega na pracy na kilka zmian w ciągu jednego dnia. Może to być półtorej, dwie lub trzy zmiany. Na przykład praca na trzy zmiany dziennie.

Pracę zmianową wprowadza się najczęściej w celu zwiększenia efektywności wykorzystania sprzętu przedsiębiorstwa lub zwiększenia ilości wytwarzanych produktów. Tryb ten można zastosować w przedsiębiorstwach, w których dopuszczalne godziny pracy są krótsze niż czas trwania procesu produkcyjnego.

Jeżeli w firmie obowiązuje zmianowy rozkład pracy, wówczas pracownicy wykonują pracę w ustalonych godzinach pracy. Z kolei czas pracy pracownika musi być zgodny z harmonogramem zmian, który reguluje przechodzenie pracowników z jednej zmiany na drugą (przykładowo pracownicy przechodzą na kolejną zmianę co 5 dni przy ośmiogodzinnej zmianie).

• Delegowanie uprawnień przez menedżera: zasady, zasady i ryzyka

1. Nieregularne godziny pracy.

Nieregularne godziny pracy wiążą się z zaangażowaniem pracowników w proces produkcyjny na zlecenie pracodawcy. Pracownik wykonuje swoje obowiązki poza ustalonymi godzinami pracy (najczęściej wynika to z potrzeb produkcyjnych).

Jako cechę takiej organizacji reżimu pracy można wymienić fakt, że pracownik może zostać wezwany przez kierownika przed rozpoczęciem dnia pracy lub podczas pracy w ciągu dnia może zostać opóźniony w produkcji w celu dokończenia określoną ilość pracy. Naturalnie przy takim trybie pracy czas pracy pracownika będzie przekraczał czas ustalony na jedną zmianę roboczą.

Nie zapominaj, że praca w nieregularnych godzinach pracy oznacza wykonywanie obowiązków służbowych określonych w umowie o pracę. Oznacza to, że kierownik nie ma prawa żądać od pracownika wykonywania innego rodzaju pracy, nawet w godzinach wolnych od pracy - wymóg ten stanowi Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej (art. 60).

Zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej nieregularne godziny pracy są dopuszczalne tylko w przypadku niektórych kategorii pracowników, których lista jest zwykle dołączana do układu zbiorowego lub regulaminów wewnętrznych. Wykaz może być również ustanowiony na mocy porozumień branżowych, regionalnych lub innych.

Zwój osoby praca w nieregularnych godzinach pracy może obejmować:

• kadra administracyjna i kierownicza;
• pracownicy służb ekonomicznych i technicznych;
• specjaliści, których wyników pracy nie można tymczasowo rejestrować;
• specjaliści, którzy rozdzielają czas pracy „według własnego uznania”;
• pracowników, których specyfika pracy wiąże się z koniecznością podziału czasu pracy na okresy o różnej długości.

1. Podzielone godziny pracy.

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej w art. 105 reguluje podział dnia roboczego. Ten tryb pracy jest dopuszczalny, jeśli wymaga tego specyfika pracy lub ze względu na zmiany intensywności produkcji w ciągu doby (lub zmiany roboczej). W takim przypadku dzień roboczy można podzielić na pewne części, ale jego czas trwania nie powinien przekraczać ustalonej normy czasowej.

Najczęściej ten tryb działania stosowany jest w obszarach związanych z obsługą ludności: transport pasażerski, świadczenie usług komunikacyjnych, handel itp. Warto wziąć pod uwagę, że całkowity czas pracy tych pracowników powinien być ograniczony do ustalonej dziennej normy czasu . Z reguły taką „fragmentację” reguluje akt prawny sporządzony w przedsiębiorstwie. Ustawa musi odzwierciedlać także opinię przedstawicieli pracowniczego związku zawodowego.

Przepisy prawa pracy nie wskazują jednoznacznie, na ile części można podzielić dzień pracy. Zazwyczaj czas pracy pracownika przy takim rozkładzie czasu pracy składa się z dwóch części, pomiędzy którymi przerwa nie przekracza dwóch godzin, w tym jest przerwa na lunch.

Jak stanowi art. 144 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, za pracę w tym trybie pracownikowi należy wypłacić dodatek do wynagrodzenia podstawowego.

• Młodzi menadżerowie: odwaga, ambicja i milion pomysłów

1. Elastyczne godziny pracy.

Ta forma organizacji pracy pozwala na samodzielne regulowanie początku i końca dnia pracy – oczywiście w rozsądnych granicach. Nie zapominaj, że normę tymczasową należy opracować w ustalonym okresie sprawozdawczym (dzień roboczy, tydzień lub miesiąc). Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej mówi o tym w artykule 102.

Elastyczny reżim czasu pracy jest wskazany, jeżeli z jakichkolwiek przyczyn obiektywnych dalsza praca w przyjętym trybie jest utrudniona lub nieefektywna. Do tego taki sposób organizacji aktywność zawodowa może pomóc zaoszczędzić czas pracy pracowników i usprawnić pracę całej siły roboczej.

Ten sposób organizacji pracy jest najmniej skuteczny w branżach o działaniu ciągłym, gdzie proces produkcyjny odbywa się na dwie lub trzy zmiany, a czasem niewłaściwość tłumaczy się specyfiką produkcji.

Elastyczne godziny pracy pracownika charakteryzują się: Składowych elementów:

• Pracownik ma prawo samodzielnie ustalać godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy (bez wykraczania poza ustalone limity);
• ustalony czas, w którym pracownicy pracujący w elastycznych godzinach pracy muszą przebywać w miejscu pracy. Dzięki temu proces pracy przebiega sprawnie, ponieważ jest to zwykle najważniejsza i najdłuższa część dnia;
• czas zmienny, co pozwala na przepracowanie ustalonych godzin pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Przerwa na lunch zazwyczaj dzieli ustalony czas pracy pracownika na dwie w przybliżeniu równe części;
• okres rozliczeniowy można ograniczyć do tygodnia, miesiąca itp. W tym czasie pracownicy muszą pracować w ustalonych standardowych godzinach pracy.

1. Zmiany godzin pracy.

Tryb zmiany różni się znacznie od wszystkich opisanych powyżej form organizacji czasu pracy pracownika, ponieważ proces pracy odbywa się w warunkach, w których pracownik nie ma możliwości codziennego powrotu do domu.

Tryb ten jest odpowiedni, jeżeli miejsce pracy i siedziba pracodawcy znajdują się w znacznej odległości od siebie. Zwykle służy do organizacji pracy związanej z budową lub przebudową określonych obiektów. Ponadto harmonogram zmian może być zdeterminowany szczególnymi warunkami naturalnymi, w jakich prowadzony jest proces produkcyjny.

Kolejną cechą organizacji czasu pracy pracowników pracujących w systemie rotacyjnym jest stwarzanie przez pracodawcę warunków niezbędnych do zapewnienia środków utrzymania pracownikom zatrudnionym w systemie rotacyjnym. Może to być utworzenie obozów rotacyjnych, czyli kompleksu budynków i budowli, w których pracownik ma możliwość efektywnej pracy i odpoczynku pomiędzy zmianami. Personel pracujący w ramach tego systemu zazwyczaj podlega rotacji.

Opinia eksperta

Nie zapomnij o wyrównaniu nieregularnych dni pracy

Anna Wasenina,

wydawca i redaktor naczelny magazynu „Sprawy Personalne” oraz poradników z serii „Osobisty Konsultant” (wydawnictwo „Aktion-Media”)

Jeśli angażujesz pracownika w pracę wykraczającą poza ustaloną normę, musisz wydać zarządzenie dotyczące czasu pracy tego pracownika. To nie dotyczy dyrektora generalnego, bo to on sam decyduje, czy zostać, czy nie. Nikt go nie zatrudnia do pracy po jej zakończeniu, jednakże w umowie o pracę musi być zawarta klauzula wskazująca na nieregularne godziny pracy, a samo stanowisko musi być ujęte w odpowiednim wykazie.

Pracownikom można zrekompensować pracę w godzinach nadliczbowych poprzez zapewnienie im dodatkowego płatnego urlopu, którego warunki ustala dyrekcja przedsiębiorstwa, jednak nie może on być krótszy niż 3 dni w roku.

Jeśli w przedsiębiorstwie brakuje pracowników, wówczas naturalnie kierownictwo staje przed zadaniem zastąpienia nie tylko brakujących pracowników, ale także tych, którzy są na urlopach.

Tryb ustalania i zmiany czasu pracy pracowników

Kiedy zachodzi potrzeba zmiany grafiku pracy, należy przede wszystkim skupić się na sposobie jego ustalenia dla pracowników.

Przepisy wewnętrzne określają rodzaj czasu pracy (Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, art. 100), kierując się prawem pracy i innymi dokumentami prawnymi, do których zaliczają się normy układu zbiorowego, porozumień, umów o pracę itp.

Przepisy wewnętrzne są aktem normatywnym przyjmowanym w konkretnym przedsiębiorstwie i regulującym kwestie dyscypliny i rutyny pracy, w tym godziny pracy pracowników (Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, art. 189). Zasady muszą uwzględniać opinię przedstawicieli pracowników przedsiębiorstwa (organ przedstawicielski) i być poświadczone przez kierownika organizacji. Jeżeli w przedsiębiorstwie nie ma przedstawicielstwa pracowników, PVTR są akceptowane osobiście przez pracodawcę.

Możliwe opcje wprowadzenia godzin pracy:

1. wskazane w umowie o pracę, ponieważ nie pokrywa się to z zasadami określonymi w PVTR.

2. wskazany w umowie o pracę, ale jest taki sam jak określony w PVTR.

3. takie same, jak określono w PVTR, a zatem nie określone w umowie o pracę.

Istnieje możliwość zmiany godzin pracy przez pracownika dwie drogi: poprzez zawarcie umowy z osobą (Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, art. 72) lub bez niej, jeżeli pracodawca ma ważne powody (Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, art. 74).

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej (art. 72) stanowi, że zmiany umowy o pracę możliwe są wyłącznie za pisemną zgodą obu stron. Istnieją pewne wyjątki, które są również odnotowane w Kodeksie pracy.

• Przykłady standardów korporacyjnych i wskazówki dotyczące ich rozwoju

Zmień procedurę(Artykuł 74 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej):

Pierwszym krokiem powinno być zlecenie zmiany godzin pracy, uwzględnienie tych zmian w PVTR i zatwierdzenie zmienionych zasad. W zamówieniu należy wskazać przyczyny, które doprowadziły do ​​tych zmian.

Drugim krokiem jest udostępnienie pracownikom firmy powiadomienia informującego o wprowadzonych zmianach w trybie pracy.

Jeżeli pracownik odmówi przyjęcia powiadomienia, sporządzany jest akt stwierdzający ten fakt. Zawiadomienie jest odczytywane pracownikowi i wysyłane pocztą na wskazany adres ta osoba w umowie o pracę. Po powiadomieniu oferowane są mu wakaty odpowiadające jego doświadczeniu zawodowemu lub wakaty niższe. Dzieje się tak do czasu wyrażenia zgody przez pracownika na ofertę lub do czasu wejścia w życie wprowadzonych zmian w zakresie czasu pracy pracownika.

Kolejny krok następuje w przypadku, gdy pracownik wyrazi zgodę na zmianę trybu pracy poprzez zawarcie dodatkowej umowy (jeżeli jego tryb pracy jest określony w umowie o pracę) lub umowy potwierdzającej zgodę na wprowadzone zmiany w regulaminie.

Jeżeli pracownik nie zaakceptuje tych zmian i odmówi pracy na nowych warunkach, fakt ten musi zostać odzwierciedlony na piśmie (jeśli pracownik nie ma nic przeciwko).

W takim przypadku pracownik może w ciągu dwóch miesięcy (do 2 miesięcy) złożyć wniosek o zwolnienie ze stanowiska ostatni dzień termin ostateczny) od dnia doręczenia zawiadomienia o zmianie trybu pracy. Jeżeli po upływie dwóch miesięcy pracownik nie potwierdzi zgody na pracę na nowych warunkach, wówczas będzie to traktowane jako odmowa (ostrzeżenie musi znajdować się w zawiadomieniu o zmianie). Zwolnienie pracownika następuje w trybie § 7 ust. 1 art. 77 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Pracownikowi można zaoferować jako próbkę przybliżoną formę odmowy, którą napisze.

• Wypalenie zawodowe: jak rozpoznać i zapobiegać

Śledzenie czasu pracy pracowników: zadania i metody kontroli

Śledzenie czasu– jest to ocena działalności pracowników przedsiębiorstwa zgodnie z zatwierdzonymi zasadami wewnętrznymi. Księgowość jest bardzo ważna, aby pracownicy nie zaczęli nadużywać zaufania menedżera, a przedsiębiorstwo ma ugruntowaną dyscyplinę pracy.

Rejestrowanie czasu pracy pracowników nie powinno być sprzeczne z Kodeksem pracy, który zapewnia pracownikowi ustawowe prawo do odpoczynku (przerwa obiadowa, weekendy, urlop).

Artykuł 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej wyraźnie określa czas równoważny czasowi pracy. Wewnętrzne regulacje przedsiębiorstwa nie powinny ignorować tego artykułu prawa.

Konieczne jest monitorowanie czasu pracy być w stanie:

• kontroluj terminowość przybycia pracowników, identyfikuj spóźnienia i nieobecności,
• sprawdzać dostępność pracowników w miejscu pracy w ciągu dnia, monitorować ich powrót z przerw obiadowych,
• sprawdzić, czy pracownicy przestrzegają terminów zakończenia pracy,
• rejestrować czas pracy pracowników opłacany przez pracodawcę, w tym odnotowywać płatne urlopy, absencje chorobowe, przestoje nie z winy pracownika itp.

Regulamin czasu pracy

Dokumentem regulującym podział czasu pracy w każdej firmie jest regulamin czasu pracy.

Dokument ten szczegółowo opisuje punkt po punkcie wszystkie możliwe naruszenia harmonogramu pracy. Najważniejsze jest to, że przedstawione informacje nie są sprzeczne z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej i przepisami prawa pracy.

Każda jednostka strukturalna przedsiębiorstwa ma obowiązek prowadzić kartę czasu pracy pracowników, którą wypełniają pracownicy wyznaczeni przez kierownika.

Obowiązek pracownik prowadzący kartę czasu pracy:

• sporządzanie harmonogramu pracy;
• znacznik czasu przybycia i wyjazdu pracowników działu;
• kontrola przestrzegania przez pracowników harmonogramu pracy i obecności na stanowisku pracy;
• informować kierownika działu o nieobecnościach i spóźnieniach pracowników;
• sprawdzić dostarczone dokumenty potwierdzające zasadność przyczyny nieobecności (zwolnienie lekarskie, zaświadczenia itp.).

Osoby prowadzące karty czasu pracy muszą zapoznać się z obowiązującymi w przedsiębiorstwie przepisami przed ich podpisaniem.

Zdarza się, że proces pracy wymaga korekty i rewizji przydziałów czasu pracy, ponieważ mogą pojawić się wcześniej nieprzewidziane problemy. sytuacje:

• recykling, które należy wpisać w osobnej kolumnie karty czasu pracy;
• absencja które nastąpiło nie z winy pracownika. W takim przypadku konieczne jest ustalenie przyczyn przymusowej nieobecności, a jeśli winę ponosi pracodawca, dnia tego nie uważa się za przepracowany, wpisuje się go do karty czasu pracy, a czas pracy pracownika uważa się za przepracowany;
• prosty. Przyczyny mogą być w rzeczywistości różne, podobnie jak osoby za to odpowiedzialne. Na przykład, jeśli pracownik jest winien przestoju, to oczywiście nie otrzymuje wynagrodzenia za ten czas. Jeżeli jednak pracownik nie jest winny przestoju, wówczas godziny pracy są opłacane w całości;
• utrata zdolności do pracy w związku z chorobą (zwolnieniem lekarskim) pracodawca wypłaca pracownikowi wynagrodzenie w postaci częściowego czasu pracy;
• ostatni dzień podróży służbowej wlicza się do czasu pracy pracownika, za który należy mu się „dieta na podróż”, przy czym pracownik ten nie ma obowiązku przyjazdów do przedsiębiorstwa;
• święta i weekendy– są to dni, w których Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej zabrania pracy. Są jednak przedsiębiorstwa, które zapewniają pracę w te dni. Oznacza to, że pracownikom tym należy zapewnić specjalne warunki, takie jak czas wolny lub wynagrodzenie za dzień pracy w podwójnej stawce.

Kontrola czasu pracy pracowników musi być prowadzona w sposób odpowiedzialny, wtedy możliwe będzie rozwiązanie takiej produkcji zadania:

• poprawi się dyscyplina pracowników;
• wynagrodzenie będzie naliczane rzetelnie, tj. przy naliczaniu będzie brany pod uwagę czas faktycznie przepracowany przez pracownika;
• Będzie można monitorować działania każdego pracownika z osobna, aby ocenić jego wkład w rozwój przedsiębiorstwa.

W przedsiębiorstwach w Federacji Rosyjskiej stosowane są następujące metody księgowe: dzienne, tygodniowe i podsumowane:

• Dzienna metoda rozliczeń (dzień po dniu) przewiduje tę samą długość dnia roboczego, jego początek i koniec przypada w tym samym czasie. Zazwyczaj czas ten wynosi osiem godzin, zgodnie z wymogami prawa;
• tygodniowa metoda rozliczeń jest podobna do dziennej metody rozliczeń, ponieważ zapewnia stabilne godzinowe obciążenie pracą, ale długość dnia pracy może się różnić;
• Sumaryczny sposób rejestrowania czasu pracy pracownika polega na rejestrowaniu czasu pracy przez określony okres, na przykład miesiąc lub kwartał. Metoda ta jest wygodna w przedsiębiorstwach, w których ustalenie dziennego lub tygodniowego standardu czasu pracy jest problematyczne, gdyż specyfika pracy polega na tym, że pracownicy każdego dnia poświęcają na pracę różną ilość czasu. Jednak przy podsumowywaniu wyników za ustalony okres, np. miesiąc, powinno być tak samo dla wszystkich. Załóżmy, że na niektórych zmianach pracownik spędza mniej czasu na pracy, ale zdarzają mu się dni, w których pracował w godzinach nadliczbowych, co rekompensuje godziny nieprzepracowane na danej zmianie.

Metody ewidencji czasu pracy pracowników

W celu poprawy dyscypliny w produkcji można zastosować np metody księgowe:

• Rejestrowanie godzin przyjazdów i wyjazdów pracowników. Tego rodzaju kontrolę może przeprowadzić osoba do tego upoważniona, przy czym konieczne będzie odnotowanie danych w karcie czasu pracy pracownika.
• Kontrola przeprowadzona przez jednego z pracowników. Osoba ta z reguły pracuje w tym samym pomieszczeniu z innymi pracownikami przedsiębiorstwa i ze względu na powierzone jej obowiązki kontroluje proces pracy w powierzonej jej komórce (wydziale, warsztacie). Dzięki tej metodzie bezsensowne odejście z miejsca pracy i strata czasu pracy zostają zredukowane do minimum.
• Raport pracowniczy jest jedną z metod samokontroli, mającą na celu zwiększenie motywacji pracowników do wydajności. Oznacza to, że pracownik sam sporządza i przedkłada kierownikowi raport dotyczący racjonalnego wykorzystania czasu pracy.
• Kontrola uprawnień do pracy. Metoda ta polega na użyciu kart plastikowych lub zeskanowaniu odcisku palca pracownika. Program prowadzi pełną ewidencję czasu pracy pracowników w kartotece, dając menadżerowi możliwość kontroli czasu pracy podwładnych, raportując dane o przybyciu lub wyjściu pracownika z pracy.
• CCTV. Oczywiście ta metoda wymaga znacznych inwestycji, ale uzasadnia się, ponieważ jest jedną z najbardziej niezawodnych. Aby wdrożyć pełną kontrolę, konieczne jest nie tylko zainstalowanie kamer, ale także zatrudnienie pracownika, który będzie monitorował i rejestrował naruszenia. Niedogodnością tej metody jest to, że pracownicy mogą odczuwać pewien dyskomfort, dlatego monitoring wideo stosowany jest w dość ograniczonym zakresie, np. w supermarketach, magazynach czy bazach.
• Śledzenie za pomocą programów komputerowych. Specjalne programy potrafią rejestrować działania pracowników w godzinach pracy, dlatego ta metoda jest odpowiednia do monitorowania pracowników biurowych i pracowników pracujących przy komputerach.

Rejestr czasu pracy pracownika: jak to wypełnić?

Dziennik czasu jest niezbędny, jeśli zwracamy uwagę na tempo rozwoju biznesu, co dziś szczególnie wymaga optymalizacji procesów biznesowych i bardziej starannego doboru personelu.

Dziennik może pomóc nie tylko w monitorowaniu personelu, ale może również stać się dobrą podstawą do wypełnienia obowiązkowych dokumentów przewidzianych przez prawo. Pomoże to zapobiec przekroczeniu tymczasowych standardów określonych w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej. Dodatkowo jest bardzo łatwy do wypełnienia, odpowiedzialny za to pracownik nie będzie potrzebował dużo czasu na wprowadzenie wszystkich danych.

Kto prowadzi i jak go wypełnić?

Kierownictwo firmy ma prawo samodzielnie odpowiedzieć na to pytanie, biorąc pod uwagę specyfikę produkcji i określając jej działania. Może się zdarzyć, że menadżer sam będzie mógł kontrolować rozliczanie czasu pracy pracowników i być może zdecyduje się na powołanie lub zatrudnienie pracownika, do którego obowiązków będzie należeć m.in. ten typ kontrola. Ponadto obowiązki te muszą być udokumentowane: określone w umowie o pracę, zamówieniu lub umowie dodatkowej. Jeżeli pracownik uchyla się od obowiązków, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności administracyjnej.

Wpisy w dzienniku są dokonywane bardzo skrótowo.

Tabela czasu pracy pracownika rejestruje w wymaganych kolumnach:

W tabeli można uwzględnić dodatkowe kolumny: miejsce, do którego pracownik się udał oraz ilość czasu spędzonego w pracy.

Możesz prowadzić taki dziennik trzy drogi.

Pierwsza metoda. Dziennik wypełniany jest codziennie, uwzględniając wszystkich pracowników firmy. Ta metoda jest odpowiednia, jeśli dzień pracy jest ustalony, na przykład ogólnie przyjęte 8 godzin.

2. metoda. Tygodniowy dziennik. Zaleca się jego zachowanie, jeżeli czas pracy pracownika jest inny w każdym dniu, należy jednak liczyć określoną (stałą) ilość przepracowanego czasu w tygodniu. W takim przypadku nowego wpisu dokonuje się na koniec tygodnia roboczego.

Trzecia metoda. Istotne dla przedsiębiorstw, w których pracownicy pracują według elastycznego harmonogramu. Dziennik ten przedstawia podsumowanie czasu pracy pracowników.

W przypadku przedsiębiorstw działających całodobowo, zajmujących się produkcją lub wykonujących prace o specyficznym charakterze działalności, najbardziej odpowiednia jest trzecia metoda. Ponieważ okres między zapisami rejestrującymi całkowitą liczbę przepracowanych godzin może wynosić od jednego miesiąca do jednego roku. Specyfika tej rachunkowości polega na tym, że jest ona w stanie ostrzec kierownictwo przed naruszeniem Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, ponieważ możliwe przetwarzanie jest ograniczone przez prawo (120 godzin/rok).

• Modele kształcenia na odległość dla pracowników dużych firm

Jak tworzyć i zarządzać arkuszami czasu pracy pracowników

Możesz śledzić przepracowane godziny, wypełniając harmonogram czasu pracy pracownika (tj. kartę czasu pracy).

Dokument zawierający dane o pracowniku przepracowanym wymaganą liczbę godzin nazywa się „ Arkusz czasu" Oprócz faktycznie przepracowanego czasu rejestruje dane dotyczące nieobecności w pracy (liczba dni/godzin i przyczyna nieobecności).

Można go wypełnić automatycznie (na komputerze) lub ręcznie. Stanowi podstawę naliczania wynagrodzeń pracownikom.

Karta raportu ma formę ustaloną i zatwierdzoną przez Państwowy Komitet Statystyczny Federacji Rosyjskiej (F-13). Wygląda jak tabela, z którą wygodnie jest pracować w Excelu: twórz, wypełniaj i przeprowadzaj obliczenia.

Karta czasu pracy składa się z moduły:

• „Nazwa firmy” (na górze strony);
• „Data sporządzenia” i „Numer dokumentu” (poniżej);
• „Okres raportowania” (wpisać pierwszy i ostatni dzień miesiąca sprawozdawczego).

• 1.: Nie.;
• 2. i 3.: Imię i nazwisko pracownik, stanowisko, numer personelu;
• 4.: zapisz informację o karnetach (według dat miesiąca);
• 5 i 6: liczba dni/godzin przepracowanych przez pół miesiąca i miesiąc;
• 7 – 9: dane do listy płac (kod, konto korespondencyjne itp.);
• 10-13: przyczyny nieobecności w pracy.

Kartę raportu podpisują: pracownik, który ją sporządził, pracownik działu HR oraz kierownik działu.

Możemy stwierdzić, że taki system ewidencji czasu pracy pracowników to praca wymagająca odpowiedzialnego podejścia. Podczas jego wykonywania niedopuszczalne są przybliżone i niedokładne dane oraz inne niedociągnięcia, ponieważ wpływa to na wynagrodzenia pracowników przedsiębiorstwa.

Zasady sporządzania kart czasu pracy

• Podstawową zasadą dotyczącą ewidencji czasu pracy jest to, że kartę czasu pracy należy sporządzać w formie papierowej. Zasada ta dotyczy również przypadków, gdy wypełnia się ją komputerowo.
• Kartę czasu pracy należy prowadzić na formularzach zgodnych z ściśle ustaloną formą. Karta czasu pracy musi być otwierana co miesiąc (pierwszego dnia miesiąca).
• Przed dokonaniem płatności (zaliczka, wynagrodzenie) kartę czasu pracy należy przekazać do działu księgowości.
• Wszyscy pracownicy muszą posiadać numer personalny, który nadawany jest w momencie zatrudnienia.
• Na koniec miesiąca grafik jest „zamknięty”. Odbywa się to poprzez zliczenie rzeczywistego czasu przepracowanego przez każdego pracownika.

Automatyzacja śledzenia czasu: jak wybrać odpowiedni system

Przedsiębiorstwa rosną, zwiększając wolumen pracy, a co za tym idzie, wzrasta liczba zaangażowanych w nie pracowników. Zmusza to menedżerów do zastanowienia się, jakie zautomatyzowane systemy zarządzania czasem pracowników można wykorzystać do rozwiązania przynajmniej jednego codziennego zadania.

Jakie są zalety automatyzacji

Po pierwsze, automatyzacja pozwoli menadżerowi szybko zareagować na nieobecność pracownika. Będzie mógł łatwiej odnaleźć się w sytuacji i koordynować zadania produkcyjne z uwzględnieniem obecności pracowników. Takie systemy monitorowania czasu pracy pracowników najlepiej sprawdzają się w dużych przedsiębiorstwach, w których trudno jest przeprowadzić kontrolę wizualną. Ponadto takie podejście do kontroli może poprawić jakość pracy pracowników. Wiedząc, że można sprawdzić jego aktywność online i wydajność pracy, pracownik nie będzie rozpraszany przez czynniki zewnętrzne, takie jak sieci społecznościowe czy gry internetowe. Pracownik będzie dążył do jak najbardziej efektywnego spędzania czasu pracy.

Za pomocą takiego systemu kontroli możliwe jest naliczanie wynagrodzeń pracowników. Aby to zrobić, menedżer będzie musiał ustalić zasady rozliczeń, a system zajmie się resztą (obliczy ilość przepracowanego czasu, odejmie spóźnienia i czas nieobecności w pracy). Bardzo wygodne jest to, że całkowitą kwotę można skorygować, jeśli zajdzie taka potrzeba (na przykład nieobecność pracownika z powodu podróży służbowej).

Jak wybrać system rejestracji czasu i obecności

Wybierając system monitorowania czasu pracy pracowników, należy zwrócić uwagę na następujące kwestie kryteria:

1. Specjalizacja systemowa. Proponowane systemy rachunkowości i kontroli bardzo się od siebie różnią. Ze względu na specjalizację i zadania, które wykonują, można je określić jako „systemy szpiegowskie”, „systemy do analizy produktywności pracowników” i „systemy do analizy personalnej”.
2. Czas brany pod uwagę. Pracodawca instalując zautomatyzowany system kontroli zazwyczaj chce zobaczyć, jak produktywnie pracownicy spędzają czas pracy, aby móc monitorować działania pracowników i przedsiębiorstwa jako całości. Istnieją systemy, które mogą dystrybuować programy i witryny, identyfikując produktywne i nieproduktywne dla konkretnego pracownika. Po uruchomieniu takiego systemu menedżer będzie mógł zobaczyć, jak efektywnie wykorzystuje się czas pracy pracownika, a jaki procent czasu spędza bezcelowo.
3. Statystyka. Dla menedżerów dużych firm ważne jest uwzględnienie produktywności nie tylko konkretnego pracownika, ale także całego działu. Ważne jest, aby wybrany program działał tak szybko, jak to możliwe, nie zajmując dużo czasu ani zwykłym pracownikom, ani menedżerom. Oczywiście szefa interesuje ogólny wynik pracy, do którego potrzebuje informacji o jednostkach konstrukcyjnych. Dotyczy to również grup oprogramowania: nie ma znaczenia, ile czasu i w co pracownik grał, ważne jest, ile czasu spędza na rozrywce online.
4. Zgłaszanie naruszeń. Menedżer nie zawsze ma możliwość sprawdzenia czasu pracy pracownika, przeglądając raporty dostarczane przez system kontroli, ale zawsze znajdzie czas na sprawdzenie poczty elektronicznej. Dlatego istotną zaletą systemu będzie możliwość wysyłania wiadomości o naruszeniach na adres e-mail menedżera. W przypadku braku takich zgłoszeń prace toczą się normalnie.
5. Zrzuty ekranu. Istnieje typ menedżera, który chce zapewnić sobie całkowitą kontrolę w swoim przedsiębiorstwie. Jako jedną z metod weryfikacji wykorzystują program wykonujący zrzuty ekranu lub przechwytujący korespondencję. Nie zapewnia takiej kontroli pozytywny wpływ na temat motywacji pracowników, ponadto czasami dochodzi do naruszenia praw przyznanych pracownikowi przez Konstytucję Federacji Rosyjskiej. Takie podejście do oceny produktywności pracy nie może ułatwić pracy ani menadżerowi, ani pracownikowi. Podczas jego stosowania proces automatyzacji ulega spowolnieniu, a na jakość monitorowania aktywności wpływa subiektywna ocena tego, co się dzieje. Ale mimo to to kryterium jest dość popularne, dlatego o nim wspominamy.

• Motywacja materialna personelu: 4 poziomy poprawy efektywności

Popularne programy do śledzenia czasu pracy pracowników

• Licznik personelu– system wyznaczania produktywności.

Jest to system śledzenia czasu pracy pracowników, działający na zasadzie monitorowania komputera. Ma na celu nie tylko kontrolę, ale także zwiększenie wydajności pracy. Program umożliwia śledzenie, co i ile robi pracownik pracujący przy komputerze. Pokaże odwiedzane strony, używane programy, komunikację na Skype itp. Wszystkie informacje przechowywane są w „chmurze”, do której dostęp mają tylko ściśle zdefiniowani użytkownicy. Informacje na serwerze w chmurze są aktualizowane co 10 minut i przechowywane przez jeden miesiąc. Jeżeli z systemu kontroli korzysta 10 lub mniej pracowników, wówczas jest on bezpłatny. Jeśli pracowników jest więcej, należy skorzystać z wersji płatnej (3 USD miesięcznie na każdego pracownika).

• Kickidler– system śledzenia pracowników.

Program ten jest odpowiedni dla menedżerów, którzy nie wiedzą już, jak zmusić pracowników do odpowiedzialnego wykonywania swoich obowiązków i wypróbowali już prawie wszystkie metody nagradzania i karania pracowników. Kickidler może pomóc tym menedżerom, ponieważ rejestruje wideo to, co pracownik widzi na ekranie przez cały dzień pracy, generuje i przechowuje te informacje na serwerze. Dodatkowo Kickidler umożliwia podgląd poczynań pracowników przy komputerze w czasie rzeczywistym, z dowolnego miejsca wyposażonego w Internet. System ten przyda się także służbie IT do monitorowania pracy komputerów, a jeśli coś się zepsuje, łatwiej jest znaleźć przyczynę awarii. Cena „pytania” za obsługę jednego komputera wynosi 300 rubli miesięcznie.

• Biotrack– system księgowy przeznaczony dla firm bez komputera.

Załóżmy, że jesteś dyrektorem restauracji. Naturalnie praca Twoich pracowników nie wiąże się z pracą przy komputerze. Jak lepiej kontrolować czas pracy pracownika? Zainstalować kołowrotek i wprowadzić plastikowe karty? Wyznaczyć pracownika, który będzie sprawował kontrolę, notując pracę wykonaną ręcznie? To nie jest praktyczne. Biotrack to usługa w chmurze, która umożliwia wygodny monitoring za pomocą terminala biometrycznego lub tabletu z systemem Android zainstalowanego przy wejściu. Nawiasem mówiąc, możliwość zainstalowania tabletu z Androidem jest nie tylko wygodna, ale także ekonomiczna. Będziesz mógł nie wydawać pieniędzy na zakup materiału biometrycznego (2000 dolarów), ale zainstalować bardzo zwyczajny tablet, pobierając na niego aplikację Timepad. Koszt usługi wynosi od 29 dolarów miesięcznie dla 11 pracowników. Pracownicy będą mogli rejestrować się za pomocą kart NFC, kodów QR lub PIN.

• Yaware.Mobile– mobilny system monitorowania pracowników.

Yaware to dość popularna usługa specjalizująca się w monitorowaniu czasu pracy pracowników pracujących w biurze na komputerze PC. Załóżmy, że pracownicy ze względu na specyfikę swojej działalności są w ciągłych podróżach. W takim razie do kontroli czasu pracy pracownika idealnie sprawdzi się dla Ciebie aplikacja mobilna Yaware.Mobile, wydana przez Yaware na Androida. Aplikacja ta instalowana jest na smartfonie pracownika i rejestruje jego działania za pomocą GPS (ruch, rozmowy telefoniczne, wiadomości SMS itp.). Menedżer lub administrator ma możliwość monitorowania działań pracownika (zarówno w czasie rzeczywistym, jak i później). Pomaga to zrozumieć przyczyny niskiej wydajności konkretnego pracownika mobilnego. Pracownicy z kolei wiedząc o zainstalowanej aplikacji, będą bardziej racjonalnie wykorzystywać swój czas pracy i firmowy smartfon. Usługa kosztuje 380 rubli miesięcznie na jednego pracownika.

• Yaware.Online– usługa kontrolująca pracę w godzinach nadliczbowych.

Usługa służąca do monitorowania czasu pracy pracowników. Yaware.Online opracowało dwa typy raportów dla menedżerów biznesowych. Jedna z nich, „Zostawanie po pracy”, pozwala śledzić na komputerze zachowanie pracownika po zakończeniu głównego czasu pracy. Drugi typ, „Działania pracowników”, pozwala szefowi śledzić przypadki łamania dyscypliny. Generuje informacje o wykorzystaniu czasu pracy (ilość przepracowanego czasu i jego produktywność, spóźnienia, wcześniejsze wyjazdy itp.).

• Jak poprawnie przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną: instrukcje krok po kroku

Opinia eksperta

Program śledzenia czasu został wybrany w drodze przetargu

Piotr Lebiediew,

Dyrektor ds. ekonomii i finansów w ThyssenKrupp Industrial Solutions (RUS), Dzierżyńsk

Wśród oferowanych na rynku produktów nie udało nam się znaleźć odpowiedniej funkcjonalności, dlatego skontaktowaliśmy się z centralą firmy. To, co nam tam zaoferowano, ponownie nie odpowiadało temu, co chcieliśmy kupić z wielu powodów (technicznych, finansowych lub prawnych).

Ta porażka zrodziła w nas pomysł stworzenia własnego produktu, który w pełni będzie odpowiadał naszym wymaganiom. Specjaliści z działu kontrolingu opracowali specyfikację techniczną i opisali funkcje naszego systemu. Zakres obowiązków został uzgodniony na różnych poziomach zarządzania firmą, po czym wprowadzono pewne zmiany. Następnie zorganizowaliśmy przetarg, w którym wykorzystaliśmy specyfikację istotnych warunków zamówienia jako specyfikację oprogramowania. Kandydaci byli oceniani według następujących kryteriów:

• harmonogram wdrożenia;
• koszt programu;
• warunki dalszej służby;
• kwotę potrzebną na dodatkowe inwestycje (zakup sprzętu, licencji, serwera itp.).

Na naszą prośbę odpowiedziały cztery firmy. Po dokładnym przestudiowaniu i analizie proponowanego produktu wybraliśmy opcję zaproponowaną przez firmę LAD. Ich program jest w stanie monitorować czas pracy pracownika w oparciu o 1C: Document Flow, a firma zaproponowała nam najkorzystniejszą cenę. Ponadto obliczyliśmy opłacalny integracja produktu z „1C: Księgowość 8” i „1C: Zarządzanie wynagrodzeniami i zasobami ludzkimi”. We wrześniu 2014 rozpoczęliśmy testy pierwszej wersji systemu, choć prace nad nim rozpoczęliśmy w kwietniu tego samego roku.

„Nie ufaj kalendarzom. W roku może być tyle dni, ile chcesz. Jedna osoba spędza rok, robiąc coś, co można zrobić w tydzień, podczas gdy inna przeżywa wydarzenia całego roku w ciągu tygodnia.

Charlesa Richardsa

Jedną z najważniejszych trudności w życiu i samodoskonaleniu pozostaje brak czasu. Oczywiście czas jest taki sam dla wszystkich – doba każdego człowieka ma 24 godziny. Pytanie brzmi, jak wykorzystamy te godziny.

Oto kilka przykładów tego, jak możesz wygospodarować trochę czasu na robienie tego, czego naprawdę chcesz.

1. Śledź, jak mija Ci dzień

Użyj pióra i papieru — lub komputera — i zegarka. Śledź, gdzie faktycznie płynie Twój czas w ciągu dnia, a nie gdzie myślisz, że ucieka. Możesz być zaskoczony, ile czasu marnujesz na różne rzeczy (szczególnie rzeczy, które nie są dla Ciebie aż tak ważne lub interesujące).

2. Zaakceptuj fakt, że nie musisz robić wszystkiego, co robisz.

Niebo nie spadnie Ci na głowę, jeśli zrezygnujesz z jakiejkolwiek aktywności. To najważniejsza pozycja na liście. Wszystko, co „powinieneś” robić, uniemożliwia ci doskonalenie siebie lub nawet poświęcenie czasu na zaopiekowanie się sobą. Ale w rzeczywistości nie jesteś „dłużny” niczego.

Spróbuj spojrzeć na sytuację tak, jakbyś decydował, co zrobić. Oczywiście, jeśli zdecydujesz się coś zrobić lub nie, istnieją ku temu powody. Powody mogą być dobre lub złe, pozytywne lub negatywne. Czasami na pierwszy rzut oka rzeczy nie wydają się takie, jakie są w rzeczywistości, ale Twoim zadaniem jest nauczyć się kontrolować swoje życie i dokonywać wyborów, zamiast pozwalać, aby świat wokół Ciebie kontrolował Cię i decydował za Ciebie. Takie umiejętności pomogą Ci zrozumieć to, co nie jest dla Ciebie najważniejsze, porzucić te zajęcia lub poświęcić im mniej czasu i zająć się czymś ciekawszym.

3. Skorzystaj z prawa Parkinsona

Możesz pracować szybciej niż myślisz. Prawo Parkinsona mówi, że zadanie będzie dłuższe i bardziej skomplikowane w zależności od czasu, jaki chcesz mu poświęcić. Przykładowo, jeśli obiecałeś sobie, że rozwiążesz jakiś problem w ciągu tygodnia, z pewnością wszystko pomiesza się do tego stopnia, że ​​będziesz musiał poświęcić znacznie więcej czasu na znalezienie wyjścia z sytuacji, niż się spodziewałeś.
Zamiast tego skup się na znalezieniu rozwiązania problemu, a następnie daj sobie godzinę (nie cały dzień) lub dzień (nie tydzień) na wdrożenie swojego planu. Taki sposób działania pobudzi Twoje myślenie i zmusi Cię do skoncentrowania się na działaniu.

4. Zmniejsz ilość otrzymywanych informacji

To bardzo ważny punkt. Aby znaleźć czas na rozwój osobisty, najprawdopodobniej będziesz musiał rzadziej oglądać telewizję, przeglądać czasopisma i gazety, zwłaszcza jeśli jesteś przyzwyczajony do wykonywania kilku z tych czynności na raz. Wyeliminowanie ich uwolni mnóstwo czasu, ale i tak prawdopodobnie nie będziesz chciał przegapić ulubionego programu ani zapomnieć o gazecie. Poniższe pytanie pomoże nam znaleźć kompromis...

5. Połącz kilka działań na swoją korzyść

Jeśli chcesz obejrzeć swój ulubiony program w telewizji, połącz to z czymś zdrowym, np. ćwiczeniami na rowerze stacjonarnym. Lub zorganizuj spotkanie ze znajomymi i porozmawiaj z nimi podczas gry w tenisa (również ćwiczeń fizycznych) lub zakupów (spraw sobie kilka nowych płyt CD lub modne ubrania).

Ponadto możesz uzyskać różnorodne informacje podczas krótkich przerw w ciągu dnia. Słuchaj audiobooka w drodze do pracy zamiast w domu. Siedząc w poczekalni instytucji i czekając na wizytę, możesz obejrzeć nowy odcinek swojego ulubionego programu za pomocą iPoda lub telefonu komórkowego.

6. Od czasu do czasu zadawaj sobie pytanie, jak potrzebne jest twoje działanie.

Przez większość czasu jesteśmy zajęci czymś nieistotnym, choć nie zdajemy sobie z tego sprawy. Zadając sobie pytanie, co robiłeś w ciągu dnia, możesz odkryć, że mogłeś lepiej wykorzystać swój czas (niezależnie od tego, czy byłeś w pracy, czy w domu). Aby pomóc Ci pamiętać o zadawaniu sobie przydatnych pytań, korzystaj z zewnętrznych przypomnień w postaci samoprzylepnych notatek, wygaszaczy ekranu i akcesoriów.

7. Zbierz się w sobie

Zamiast tracić czas, pogrążony w myślach w nadziei, że ktoś wykona pracę za Ciebie lub przejmie inicjatywę, zamiast szukać wytłumaczenia i usprawiedliwienia dla Twojej bezczynności, wypracuj w sobie nawyk robienia wszystkich zadań na raz.

Bądź proaktywny i rób to, co musisz zrobić. Najczęściej można to zrobić innym razem, kiedyś później, ale zanim będziesz zmuszony do działania, stracisz dużo czasu na szukanie powodów do odłożenia pracy, myślenie o tym, co nieuniknione i irytację, bo w końcu , , będziesz musiał zabrać się do roboty. A jeśli oczekujesz, że ktoś inny zrobi to za Ciebie, może upłynąć dużo czasu, zanim Twoje oczekiwania zostaną spełnione.

Rozwijanie tego nawyku może być trudne, jeśli jesteś przyzwyczajony do długiego (lub zbyt długiego) myślenia przed zrobieniem czegoś. Rozpoczynając pracę nad sobą, znalazłam jeden skuteczny sposób: musisz mniej korelować swoje działania z myślami i emocjami, mając świadomość, że to ty kontrolujesz swój stan wewnętrzny, a nie odwrotnie. Oczywiście możesz pozwolić sobie na chwilę przemyślenia sytuacji, ale wtedy lepiej jak najszybciej zrobić to, co zamierzałeś.

8. Nie pryskaj się

Możesz być świetny w wielozadaniowości. Ja nie. Dlatego jeśli staję przed zadaniem wymagającym koncentracji i starannego planowania, wolę robić to tylko przez jakiś czas. Może się wydawać, że im więcej rzeczy zrobisz na raz, tym szybciej zakończysz swoją pracę. Jednak z mojego doświadczenia wynika, że ​​prowadzi to do zamieszania, nadmiernego wysiłku i w rezultacie marnujesz znacznie więcej czasu, niż byłoby to potrzebne, gdybyś rozwiązywał wszystkie pytania pojedynczo.

9. Pracuj w ciszy

Zorganizuj swoje miejsce pracy tak, aby nic nie odwracało Twojej uwagi od pracy. Odłóż rzeczy, które mogą powodować zwlekanie – zamknij drzwi, odłącz się od Internetu, wyłącz telefon i posprzątaj biurko. Następnie wybierz jedno działanie dla siebie i wykonaj je.

10. Jedz prawidłowo i ćwicz

Czas, który możesz wykorzystać produktywnie, zależy w dużej mierze od Twojej kondycji fizycznej. Jeśli wrócisz do domu z pracy lub zajęć i będziesz wyczerpany, prawdopodobnie spędzisz wieczór rozciągnięty na kanapie.

Ćwicząc i odpowiednio odżywiając się, możesz poprawić swoją sprawność fizyczną, co oznacza, że ​​będziesz mieć więcej energii do tego, co robisz. Wraz z Twoim samopoczuciem poprawi się także Twoja zdolność koncentracji, czyli szybciej poradzisz sobie z postawionym zadaniem, a jednocześnie będziesz mieć siłę, by po skończonej pracy zająć się czymś innym.

Praca z pracownikami to jeden z najważniejszych elementów organizacji każdej firmy. Dla firm, które opracowują i wdrażają produkty z zakresu technologii IT czy webu, ważna jest umiejętność kompetentnego zatrudniania pracowników, motywowania ich i zwalniania. Wszystko to składa się na jeden system organizacji pracy pracowników. Tutaj trzeba być trochę psychologiem, aby móc poprawnie rozwiązać wszystkie sytuacje, które rozwinęły się w zespole, a także kompetentnie zarządzać personelem.

Zadaniem kierownictwa firmy jest motywowanie pracowników do osiągania celów firmy. Jeśli firma nie ma celów, to i pracownicy ich nie będą mieli. Aby właściwie zorganizować pracę pracowników, firma musi kierować się pewnymi zasadami i wprowadzać różne techniki zarządzania, które przyniosą owoce.

Przyjrzyjmy się zatem 10 sposobom na stworzenie w Twojej firmie zmotywowanego i silnego zespołu, który będzie superproduktywny i będzie w stanie zarobić dla firmy znacznie więcej niż średnia rynkowa.

1. Zrozumienie celu przez pracowników. Niepewność nie przynosi niczego dobrego. Jeśli dana osoba nie wie, gdzie ma się przenieść, najprawdopodobniej stanie i pomyśli, co robić? Niepewność w firmie może zrujnować wiele dobrych inicjatyw. Jeśli jako firma nie wzbudzisz zaufania, jeśli nie będziesz mieć wizji, po co to wszystko robisz, to najprawdopodobniej Twoi pracownicy nie zostaną na długo. Szczególnie obiecujące. Ponieważ będą dążyć do miejsca, w którym mogą się rozwijać. Rozwój i określenie planu działania firmy to coś, co pracownicy muszą jasno zrozumieć. Opracuj system awansowania pracowników na kolejne szczeble kariery. Zatrudniając osobę, nie pozostawiaj jej w niewiedzy na temat tego, co ją czeka pod względem wynagrodzenia, obowiązków, możliwości i tak dalej. Twoja firma również powinna mieć cel. Poinformuj o tym pracowników. Na przykład sprzedaj 100 jednostek produktu w przyszłym miesiącu. Cele powinny motywować. Oznacza to, że jeśli w tym miesiącu sprzedamy 98 jednostek, a w zeszłym – 96, to cel 100 jednostek raczej nie będzie ekscytujący. Podnieś poprzeczkę do 120, a nawet lepiej, 150 jednostek produkcyjnych. Wtedy będziesz miał nad czym pracować!

2. Mając przed sobą jasny cel, pracownik zawsze będzie wykonywał swoją pracę znacznie lepiej. Oprócz głównych celów osiągnięcia jednego dużego wyniku, firma musi mieć także cele motywacyjne, które zachęcałyby pracowników do osiągania wysokiej jakości wyników pośrednich. A te pośrednie wyniki należy nagradzać, aby pracownicy byli lepiej zmotywowani. Dodatkowo warto sobie wyobrazić, w jaki sposób chcesz nagradzać pracowników. Możesz na przykład obiecać im wycieczkę do Europy lub inne motywujące nagrody i upominki po zrealizowaniu określonego planu sprzedażowego.

Najważniejsze w tej zasadzie jest świętowanie zwycięstw po osiągnięciu wyników pośrednich. Stosując z powodzeniem tę zasadę w swoim biznesie, możesz stworzyć zmotywowany i odnoszący sukcesy zespół pracowników w biurze.

3. Wykorzystaj wszystko, czego się nauczysz, w swoich projektach. Bardzo często pracownicy i kierownictwo firmy stają przed faktem, że napływa wiele informacji, ale prawdziwy wynik jego zużycie jest praktycznie niewidoczne. Powinieneś zrozumieć, że wszystkie informacje, które do ciebie docierają, muszą albo zostać przez ciebie wykorzystane, albo nie powinieneś tracić na to czasu! Jak często wiele osób spędza połowę dnia pracy na czytaniu poczty e-mail, przeglądaniu kont w sieciach społecznościowych itd., co marnuje cenny czas pracy i zmniejsza jej produktywność. Nieumiejętność odpowiedniego reagowania na informacje, a nie patrzenia na tę część danych, której nie potrzebujesz, to jedna z ważnych cech produktywnego pracownika. A jeśli już zdecydowałeś, że będziesz nadal przestudiował część informacji, to zrób to w taki sposób, aby wszelkie dane można było wykorzystać z korzyścią dla firmy. Innymi słowy, jeśli się czegoś nauczyłeś, zastosuj to w praktyce!

Najlepszą rzeczą jest oczywiście maksymalne unikanie przepływu informacji. Czy spędzasz dużo czasu na e-mailach i aktualnościach? Masz poważne problemy z produktywnością. Po pierwsze, jeśli Twoja praca jest już podłączona do komputera i monitora, Twoja produktywność będzie spadać wraz z liczbą godzin pracy. Ponieważ masz niską aktywność fizyczną, zrobisz mniej w tym samym okresie. Lepiej więc ograniczyć czas spędzany w sieciach społecznościowych i czas spędzany na e-mailach. W godzinach pracy staraj się konsumować tylko te informacje, które mogą Ci się przydać. Wykorzystaj wszystko, czego się nauczysz, w swoich działaniach. Naucz tego swoich pracowników.

4. Ogranicz ilość przepływów informacji. A także monitoruj jakość przychodzących danych. Jest to bardzo ważne z punktu widzenia produktywności. Po pierwsze, spożywając wyłącznie informacje, które mogą być dla Ciebie przydatne, chcąc nie chcąc, poprawisz swoje umiejętności i możliwości pracy. Jeśli wykluczysz z codziennego menu informacyjnego wszelkie bzdury, takie jak aktualności i artykuły nie na temat, możesz nie tylko zwiększyć produktywność pracowników, ale także znacząco podnieść ich kompetencje i poziom wykształcenia. Spróbuj także ograniczyć ilość przepływów informacji. W ten sposób będziesz mniej skłonny do rozpraszania się czynnościami niezwiązanymi z pracą, a także będziesz czytać i oglądać wszystko, co chcąc nie chcąc, pojawi się pod ręką.

5. Dbaj o zdrowie i aktywność swoich pracowników. Jeśli masz zdrowe środowisko biurowe, będziesz zaskoczony, o ile bardziej produktywni są Twoi pracownicy. Promowanie zdrowego odżywiania wśród własnych pracowników, a także zapewnianie im możliwości ćwiczeń w przerwach między pracą, pozwala znacznie bardziej zmotywować każdego pracownika do wykonywania swoich obowiązków. Od dawna udowodniono, że jeśli dana osoba zamienia stres psychiczny z aktywnością fizyczną, pracuje bardziej produktywnie. Również zdrowe odżywianie pozwala zmniejszyć ryzyko zachorowania wśród pracowników i po prostu zwiększyć aktywność mózgu, a także wytrwałość i produktywność.

6. Efektywne wykorzystanie czasu pracy. Każdy z Twoich pracowników może potencjalnie zwiększyć swoją produktywność o co najmniej 25 procent. Zastanów się, jak możesz skrócić czas, jaki Twoi pracownicy spędzają na rozmowach telefonicznych, komunikowaniu się między sobą itd. Szkolenie z zarządzania czasem zwykle bardzo pomaga. Swoją drogą każdy intensywny trening może być ilustracją tego, jak ważna jest praca szybka, wydajna, w każdym zespole i niemal w każdych warunkach. Kiedy przychodzisz na szkolenie, nie ma już czasu, aby z kimś porozmawiać, napisać listy i wiadomości do kogoś, kto nie ma nic wspólnego z pracą. Gdyby tak było w pracy! Możesz chociaż częściowo zorganizować taki proces w swoim biurze, jeśli przeprowadzisz kilka szkoleń z zarządzania czasem i wyjaśnisz pracownikom, dlaczego muszą pracować tak efektywnie, jak to możliwe i jak to wpłynie na ich wynagrodzenie.

7. Dzielcie się sekretami. Odnosi się to do tajemnic handlowych, które mogą pomóc wszystkim w skuteczniejszym wykonywaniu pracy. Możesz stworzyć w firmie atmosferę zaufania, w której wzrasta produktywność każdego pracownika. Jednocześnie tajemnice zawodowe są ważne nie tylko z punktu widzenia treści informacyjnych, ale także z punktu widzenia zapewnienia każdemu pracownikowi możliwości pełnienia roli wykładowcy, nauczyciela, doradcy itp. Wybierz dogodną dla siebie formę, w której każdy uczestnik może podzielić się tym, czego się nauczył. Zobaczysz, że pracownicy stali się znacznie bardziej przyjaźni, a także, że każdy będzie miał wyższy poziom postrzegania pracy, którą wykonują.

8. Rozwijaj syntetycznych pracowników. To ludzie, którzy w Twojej firmie mogą zrobić niemal wszystko. Oczywiście są konkretne pozycje, jak usługi prawne czy księgowe. Ale w razie potrzeby tę pracę można zlecić na zewnątrz, a w Twojej firmie możesz zajmować się tylko tym, co generuje dochód, czyli produkcją i sprzedażą produktu. Niemal każda firma może wyszkolić tzw. pracownika syntetycznego, który będzie pełnił wiele różnych, ciekawych funkcji. Co to daje firmie? Produktywność w pracy, ponieważ przechodząc z jednego rodzaju działalności na inny, produktywność często wzrasta. Pozwala to również ograniczyć zapotrzebowanie na personel taki jak sekretarki i kierownicy biur, których funkcje i role w firmie bardzo często się rozmywają. Po trzecie, wychowując syntetycznego pracownika, który ma pojęcie o tym, jak firma działa i jak zarabia, będziesz mniej narażony na ryzyko poniesienia straty w związku z odejściem jednego z pracowników.

Możliwe będzie również ustalenie struktury pracy w firmie, która będzie w niewielkim stopniu zależała od liczby personelu, ale w dużej mierze będzie zależeć od systemu organizacji pracy, który możesz zbudować. To jest klucz do sukcesu firmy.

W młodości często znajdowałem się w tej samej niezręcznej sytuacji. Wyobrażać sobie: sobotni wieczór Chodzę z sympatycznym młodym mężczyzną i wszystko wydaje się być w porządku, ale nagle dzieje się coś strasznego…

Bierze mnie za rękę i mówi: „Spotkamy się następnym razem w czwartek o 17:00?” Zaczynam panikować: jak można zaplanować jakiś marny spacer z tygodniowym wyprzedzeniem?

Przecież świat jest już pełen ustalonych wydarzeń, które od nas nie zależą: w końcu plany nauki i pracy, harmonogramy różnych instytucji, godziny wschodów i zachodów słońca! Tak, jest prawdopodobne, że uda nam się spotkać w czwartek. Ale być może nie. Może do czwartku będę miała ważniejsze rzeczy do zrobienia, a może po prostu będę chciała posiedzieć w domu z książką, zamiast gdzieś wychodzić.

Młodzi mężczyźni byli tym wszystkim dość zirytowani, a ja sam zacząłem podejrzewać, że „coś jest ze mną nie tak”. Musiałam jeszcze kilka lat zmagać się (w większości bezskutecznie) ze swoją „dziwnością”, zanim okazało się, że jestem po prostu irracjonalna. Od tego czasu kwestia organizacji produktywnego życia człowieka irracjonalnego pozostaje dla mnie niezmiennie aktualna. Częściowo poruszyłem już ten temat w artykule i dziś chcę go kontynuować.

Najpierw zastanówmy się, kim są ludzie irracjonalni i kogo można zaliczyć do tej wspaniałej, choć trudnej kategorii.

Uważa się, że typologię na skali „racjonalność-irracjonalność” po raz pierwszy wprowadził Carl Jung. Obecnie można znaleźć wiele różnych definicji tego terminu, zarówno w poważnej literaturze psychologicznej, jak i w licznych artykułach internetowych. W tym miejscu chciałbym podać wyjaśnienie, które usłyszałem kiedyś od nauczyciela akademickiego. Nie jest to wcale naukowe, ale moim zdaniem bardzo proste i zrozumiałe.

Źródło: Flickr.com

Osoba irracjonalna to osoba, która zdecydowała się posprzątać mieszkanie, poszła do szafy po odkurzacz, zobaczyła, że ​​przepaliła się żarówka, poszła do sklepu po nową i ostatecznie zamiast akwareli kupiła akwarelę. żarówka i rysowanie przez cały wieczór.

Należy pamiętać, że irracjonalność jest cechą psychologiczną, która w żadnym wypadku nie jest synonimem dezorganizacji, a zwłaszcza nielogicznego myślenia. Twierdzenie, że wszyscy irracjonalni ludzie są leniwi, zawsze spóźnieni i nieodpowiedzialni, którym brakuje logiki, byłoby całkowicie błędne.

Główną cechą irracjonalnego myślenia, ważną z punktu widzenia zarządzania czasem, jest szybkie przełączanie uwagi, co z kolei powoduje niestabilne działanie, a przy braku odpowiedniej samokontroli stwarza problemy z koncentracją.

Wymyśliłem trzy proste zasady, które pomagają mi produktywnie organizować dzień pracy, uwzględniając irracjonalne cechy.

1. Niezbędna różnorodność

Czasami sam wpadam w tę pułapkę. Wyobrażam sobie idealny dzień, kiedy będę pracować bez przerwy przez osiem godzin nad jakąś „wspaniałą rzeczą”. Do diabła, nie. Analiza dni poświęconych jednemu priorytetowi wykazała, że ​​faktycznie nad „wielką rzeczą” pracuję mniej więcej tyle samo czasu, co w zwykłe dni, kiedy oprócz tego wykonuję mnóstwo innych zadań.

„Wielka rzecz” zajmuje dokładnie tyle czasu, ile mózg jest w stanie przetworzyć ją z maksymalną wydajnością. Próba zmuszenia się do pracy, gdy aktywność mózgu spada, skutkuje stratą czasu i wątpliwymi wynikami, które w ostatecznym rozrachunku i tak trzeba będzie powtórzyć. (Nie biorę pod uwagę przykładów z cyklu „Jutro zdaję dyplom, ale nie mam konia leżącego”, bo takie sytuacje uważam za wyjątkowo niezdrowe i pilnie się od takich rzeczy odzwyczajam).

Jedynym przypadkiem, w którym możesz poświęcić cały dzień jednej rzeczy, jest sytuacja, gdy nie pracujesz nad czymś wielkim, ale wręcz przeciwnie, nad dość żmudnym, rutynowym zadaniem, które nie wymaga niestandardowego podejścia i zdolności twórczych. Tutaj naprawdę można „odgryźć kawałek” i spędzić cały dzień nad nieprzyjemnym zadaniem, aby zrealizować plan na nadchodzący miesiąc i w najbliższej przyszłości w ogóle o tym nie myśleć.

Jeśli chodzi o inne funkcje wymagające wysiłku intelektualnego - W ciągu dnia potencjał tego, co irracjonalne, jest ograniczony i niestabilny.

Na przykład racjonalna osoba może zaplanować studiowanie jednej pracy egzaminacyjnej na godzinę i mniej więcej trzymać się tego harmonogramu. Osoba irracjonalna z dużym prawdopodobieństwem nauczy się trzech biletów w ciągu pierwszej godziny, a potem przez kolejne dwie godziny będzie myślała o losach ludzkości, przygotuje kulinarne arcydzieło, porozmawia przez telefon - w ogóle zrobi wszystko z wyjątkiem przygotowania się do egzaminu. I wcale nie chodzi o lenistwo czy dezorganizację, po prostu tak działa irracjonalny mózg: szybko zabiera się do pracy, szybko przyspiesza i osiąga szczytową wydajność, ale po pewnym czasie równie szybko traci zainteresowanie.

Znajomość i rozpoznanie tej cechy jest pierwszym krokiem w kierunku zwiększenia produktywności tego, co irracjonalne. Kiedy próbujemy wcisnąć się w ramy „normy”, sytuacja staje się tylko gorsza: marnujemy ogromną ilość czasu na bezproduktywne rzucanie się, dręczenie i zwlekanie.

Zamiast tego musisz po prostu zdać sobie sprawę, że nie będziesz w stanie skutecznie robić jednej rzeczy przez cały dzień i zaplanować z wyprzedzeniem wykonywanie różnych czynności.

Ogólnie rzecz biorąc, różnorodność tego, co irracjonalne, ma ogromne znaczenie nie tylko w kontekście dziennym, ale także przez całe życie. Ponieważ każda nowa informacja zmusza irracjonalny mózg do ponownego rozważenia swojego obrazu świata, irracjonalni ludzie mają tendencję do generowania większej liczby pomysłów, mają szerszy zakres zainteresowań i dążą do realizacji w większej liczbie obszarów (w porównaniu z ludźmi racjonalnymi). Kiedy irracjonalny człowiek przez długi czas koncentruje się tylko na jednym obszarze (co wydawałoby się „słuszne”), nieuchronnie spotyka się z poczuciem niezadowolenia i niespełnienia, ponieważ inne obszary jego zainteresowań są porzucane.

2. Kontrola bodźców

Właśnie dlatego, że skupienie uwagi irracjonalnego mózgu jest niezwykle mobilne, ważne jest, aby osoby irracjonalne utrzymywały samodyscyplinę. Na przykład, pisząc artykuły, często zachodzi potrzeba sprawdzenia jakiegoś faktu – czy poprawnie napisałem nazwisko naukowca, czy poprawnie wskazałem jego stanowisko i miejsce pracy, czy przeinaczyłem coś, opowiadając jego teorię…

Tak więc, gdy tylko dotrę do miejsca, które wymaga sprawdzenia, mam bardzo silną chęć, aby zrobić to natychmiast. I w takich momentach niemal dosłownie klepnę się po nadgarstku. Przecież wiem, że gdy tylko przeglądarka się otworzy, moja uwaga zacznie przeskakiwać z jednego linku na drugi. Wyjaśnię niezbędne informacje w ciągu piętnastu sekund, ale wtedy pojawi się coś innego interesującego. W efekcie zamiast kończyć artykuł o samoorganizacji, poświęcę dwie godziny na przeczytanie na przykład budowy jakiegoś samolotu.

To samo dotyczy sprawdzania poczty elektronicznej i mediów społecznościowych. Szczególnie, gdy czekasz na jakąś „fatalną” wiadomość, tak trudno powstrzymać się od naciśnięcia przycisku „Odśwież”. Praktyka pokazuje jednak, że fatalne listy nigdy nie pojawiają się w momencie, gdy naprawdę się na nie czekasz, ale przychodzi cała masa innych wiadomości, listów i mailingów, które pochłaniają ogromne ilości cennej uwagi. Istnieje złudne wrażenie, że kilka minut sprawdzania poczty elektronicznej lub portali społecznościowych pomaga nam trochę odciążyć mózg, zrelaksować się i odwrócić uwagę; w rzeczywistości prowadzi to jedynie do niepotrzebnego przepracowania i rozproszenia uwagi, a także wymaga dodatkowego wysiłku, aby wrócić do pracy ścieżka.

Przy okazji, uwagę dobrowolną naprawdę można wytrenować i „napompować” ją z biegiem czasu.

Kiedy świadomie zacząłem nad tym pracować i zacząłem powstrzymywać się od rozpraszania uwagi podczas pracy, moja koncentracja na zadaniach ogólnie się poprawiła. Na przykład, jeśli teraz podczas czytania książki (czyli podczas odpoczynku, a nie w pracy - to ważne) przychodzi mi do głowy myśl, że muszę pilnie sprawdzić w Internecie, spokojnie otwieram przeglądarkę, czytam, czego potrzebuję i Zamknij to . Wcześniej w podobnej sytuacji mógłbym na nowo przeczytać cały Internet.

Oczywiście wiele zależy od specyfiki danej działalności. Wiem, że są zawody, które wymagają ciągłej obecności online i błyskawicznej reakcji na każdą wiadomość. Sam pracowałem nad tą zasadą przez kilka lat i udało mi się ocenić wszystkie aspekty. Najbardziej uderzające jest to, że takie systemy są początkowo pozycjonowane jako wysoce produktywne, chociaż w praktyce wydajność pracowników spada tylko wtedy, gdy są stale ciągnięci.

Z własnego doświadczenia mogę to powiedzieć najczęściej okrzykami „ogień, ogień!” i „pilnie, pilnie!” To właśnie ci koledzy, którzy przychodzą biegać, sami nie są w stanie odpowiednio zaplanować swoich zajęć. W efekcie załamuje się proces pracy wszystkich osób zaangażowanych w projekt. A ile razy zdarzyło się, że ktoś do Ciebie przybiegł z krzykiem „pilnie, pilnie!”, rzuciłeś wszystko i zabrałeś się za ratowanie świata, a pół godziny później, gdy prace ruszyły pełną parą, nagle dostawałeś informację że „postanowili zrobić wszystko inaczej”? Świetnie napisała o tym Yana Frank w swojej książce „Muza i bestia”. Jeśli chodzi konkretnie o pocztę elektroniczną, polecam przeczytać książkę Tima Ferrissa o czterogodzinnym tygodniu pracy, w której autor opowiada, jak sprawdzać pocztę dosłownie kilka razy w tygodniu.

3. Elastyczna organizacja dnia

Od dzieciństwa zdawałam sobie sprawę ze swojej nierównej produktywności. Podczas nauki w szkole, na uniwersytecie czy w pełnym wymiarze czasu pracy, cały czas obserwowano ten sam schemat.

Poranek to czas maksymalnej produktywności i koncentracji.

Niezależnie od tego, czy jest to praca z liczbami i analiza danych, kreatywne zadania czy zapamiętywanie nowego materiału – to czas, kiedy wszystko układa się najlepiej. Po południu zaczyna się spadek aktywności mózgu. W tym czasie rutynowe zadania są dobrze wykonywane, ale lepiej nie oczekiwać od siebie żadnych wybitnych twórczych rozwiązań w tym okresie. Drugi szczyt aktywności mózgu rozpoczyna się późnym popołudniem, około trzeciej lub czwartej.

Swoją drogą całkiem niedawno dowiedziałam się, że moje biorytmy wcale nie są jakieś szczególne, tylko raczej standardowe dla przeciętnego człowieka, tyle że nie każdy je tak wyraźnie zauważa. Gdybym więc miał wymyślić idealny ośmiogodzinny dzień pracy, mój harmonogram wyglądałby następująco:

• 8-12 praca,
• 12-16 obiad i produktywny odpoczynek (spacery, sport, czytanie),
• 16-20 praca.

Nie zawsze żyję według tego harmonogramu, przede wszystkim dlatego, że muszę koordynować swoje życie i pracować z innymi ludźmi. Jeśli jednak nagle w środku dnia będę miał ochotę i możliwość wyjścia na spacer, zrobię to bez wyrzutów sumienia, bo naprawdę będzie to optymalna rozrywka, która poprawi efektywność dopiero późnym popołudniem.

Może się wydawać, że tylko osoby posiadające wolny harmonogram potrafią dostosować się do swojej irracjonalności (zapewniać różnorodne zajęcia, pozbyć się rozpraszających bodźców, łączyć godziny pracy z okresami maksymalnej wydajności). Tak naprawdę zrozumienie funkcjonowania mózgu może pomóc nawet podczas standardowego tygodnia pracy.

Pracując w biurze, starałem się rozpocząć dzień pracy jak najwcześniej. Wydłużyłem w ten sposób okres maksymalnej wydajności w pracy, a po porannym przyspieszeniu łatwiej było utrzymać założone tempo po południu, kiedy aktywność mózgu w naturalny sposób spadła. Najwyraźniej koledzy nie zauważyli różnicy w mojej produktywności, ale dla mnie było oczywiste: jak szybko mój mózg „lata”, kiedy przychodzę do pracy o 7:30, i jak „skrzypi” gdy zaczynam o 10 :00.00.

Generalnie nie zgadzam się z obiegową opinią, że idealnie jest, żeby irracjonalny artysta był wolnym artystą, który sam decyduje, kiedy wstać i iść spać, kiedy pracować i odpoczywać itp. To nie jest tak, uwierz w irracjonalne.

W większości przypadków nadmiar wolności nie jest lepszy niż jej brak. Im więcej niepewności w życiu, tym więcej opcji rozwoju wydarzeń wymyśla nasz mózg. Biorąc pod uwagę, że irracjonalny mózg znajduje się już w ciągłym procesie generowania nowych celów, pragnień i planów, nadużywanie tego jest niebezpieczne. Możemy dojść do punktu, w którym wszystkie pomysły staną się ze sobą sprzeczne i wpadniemy w całkowite odrętwienie i „cześć, zwlekanie”.

Spróbuj wybrać spośród wielu dostępnych opcji tę, która będzie optymalna...

Myślę, że łączony format pracy jest znacznie bardziej produktywny.

Może to być standardowy 40-godzinny tydzień pracy w biurze, ale z elementami elastycznego grafiku. To znaczy, kiedy nie musisz codziennie przychodzić na 9:00. Jeśli chcesz, możesz przyjechać o 8 lub 10 i wrócić do domu odpowiednio godzinę wcześniej lub później. Lub gdy w sytuacjach awaryjnych zostajesz do późna, a w okresach względnego spokoju bierzesz nadgodziny i wychodzisz wcześniej.

Dużym bonusem dla irracjonalnych będzie możliwość przynajmniej czasami pracy zdalnej (z domu, a może z jakiegoś fajnego europejskiego miasta). Poza tym biorąc pod uwagę, że oprócz pracy każda irracjonalna osoba ma też „klub teatralny, klub fotograficzny, a ja też chcę śpiewać…”, lepiej wybierać firmy, które mają efektywna organizacja procesy pracy i śledzenie czasu. Pracując całą dobę, irracjonalny nie tylko nadszarpnie swoje zdrowie (podobnie jak racjonalny), ale także będzie bardzo smutny, że musiał zrezygnować z „fotokola” i wszystkich innych. Tutaj zaczyna się całe cierpienie w stylu „czy to właśnie robię?”, „życie przemija…” itp.

Inną opcją jest połączenie dwóch (lub więcej) stanowisk pracy. Przykładowo, pracujesz 20 godzin tygodniowo w biurze, co zapewnia Ci przewidywalne dochody i możliwość pokrycia, że ​​tak powiem, podstawowych potrzeb. A w pozostałym czasie robisz coś twórczego - piszesz teksty, projektujesz wesela, bawisz się w teatrze, rysujesz, pracujesz nad rozprawą itp.

Dla 100% wolnego artysty ta opcja będzie skuteczna tylko przy zaawansowanym poziomie samoorganizacji i dyscypliny. I nawet jeśli masz te wyjątkowe cechy, nie zaszkodzi stworzyć pomoc dla siebie. Umawiaj się na spotkania z klientami, partnerami lub po prostu przyjaciółmi, zapisz się na kursy lub szkolenia, które odbywają się według jasnego harmonogramu itp. - takie „usztywniające żebra” pomogą z jednej strony zachować wystarczająco dużo miejsca na swobodę i kreatywność, a z drugiej strony nie utopić się w morzu własnych genialnych pomysłów.